Ήρθε η ώρα να εφαρμοστεί ένα πλάνο επιχειρηματικού μετασχηματισμού για όλες επιχειρήσεις, το οποίο θα οδηγήσει σε πραγματική πρόοδο, αυξημένη παραγωγικότητα και στην ευκαιρία να είναι ανταγωνιστικές στη διεθνή αγορά. Οι αλλαγές στην ψηφιακή οικονομία έχουν φέρει τον κόσμο σε μια επιχειρηματική μεταμόρφωση μέσω της 4ης βιομηχανικής επανάστασης, η οποία επικεντρώνεται κυρίως στην εφαρμογή της ψηφιακής τεχνολογίας. Καθώς ο κύριος στόχος των επιχειρήσεων μπορεί να είναι η εξοικονόμηση κόστους, είναι καιρός να γίνει αντιληπτό πώς οι νέες τεχνολογίες και τα συστήματα μπορούν να βελτιώσουν την εμπλοκή των εργαζομένων, τη φήμη της εταιρείας και να τονώσουν τη μελλοντική ανάπτυξη.
Δεδομένου ότι το σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον αλλάζει ταχύτατα και με συνεχή και αυξανόμενο ρυθμό, το χάσμα μεταξύ της παραδοσιακής επιχειρησιακής υποδομής (ανθρώπινου δυναμικού, διαδικασιών, χρήση τεχνολογίας, κουλτούρας κ.λπ.) και της σύγχρονης υποδομής μιας επιχείρησης εξακολουθεί να διευρύνεται. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητος ο μετασχηματισμός σε όλα τα επίπεδα, εφαρμόζοντας και προσαρμόζοντας διεθνείς βέλτιστες πρακτικές και υιοθετώντας επιτυχημένα μοντέλα.
Η αναδιοργάνωση επιχειρησιακών διαδικασιών, που ουσιαστικά αποτελεί ένα μέρος του μετασχηματισμού μιας επιχείρησης, είναι μια δραστηριότητα ριζικής αλλαγής και επανεξέτασης της συνολικής δομής για την επίτευξη συνολικών επιδόσεων όσον αφορά το κόστος, την ποιότητα, την εξυπηρέτηση και την ταχύτητα.
Κατά συνέπεια, ο επανασχεδιασμός των βασικών διαδικασιών αλλά και των επιμέρους τμημάτων ξεκινάει σε επίπεδο διοίκησης και αλλάζει ουσιαστικά τη φιλοσοφία και την κουλτούρα της επιχείρησης. Έτσι ώστε να βελτιωθεί η παραγωγικότητα, η σταθεροποίηση των διεργασιών, η μείωση του λειτουργικού κόστους και η ποιότητα των υπηρεσιών/ προϊόντων που παρέχουν.
Οι βασικοί λόγοι που οι επιχειρήσεις θα πρέπει να υιοθετούν τέτοιες πρακτικές είναι κυρίως διότι:
- αντιμετωπίζουν σημαντικά ζητήματα στις πολύπλοκες διαδικασίες που πολλές φορές εφαρμόζουν,
- δεν υπάρχουν ξεκάθαροι, κατανοητοί και προκαθορισμένοι στόχοι από όλους τους άμεσα και έμμεσα εμπλεκόμενους (προσωπικό και διοίκηση),
- δεν υπάρχουν καθορισμένες και καταγεγραμμένες αρμοδιότητες σε όλη τη δομή της εταιρείας ή του οργανισμού και σαφείς γραμμές αναφοράς,
- δεν γίνεται αξιοποίηση της τεχνολογίας και των βέλτιστων πρακτικών με σκοπό την αυτοματοποίηση και βελτίωση των διαδικασιών.
Επιπλέον, θα πρέπει να τονιστεί ότι οι λόγοι αναδιάρθρωσης δεν βρίσκονται μόνο μέσα στην επιχείρηση, αλλά και στο εξωτερικό της περιβάλλον, στο οποίο οι διοικήσεις θα πρέπει να αναζητούν και να αξιοποιούν τις ευκαιρίες και να εντοπίζουν τους κινδύνους και τις απειλές. Ειδικότερα, οι αλλαγές αυτές, τις περισσότερες φορές, καθορίζονται από εξωτερικές δυνάμεις τόσο του εξωτερικού μακροοικονομικού περιβάλλοντος, όσο και του μικροοικονομικού περιβάλλοντος, όπως αυτό καθορίζεται από τον ανταγωνισμό στην αγορά και τις μεταβαλλόμενες ανάγκες των πελατών. Είναι άξιο αναφοράς ότι σε αρκετές περιπτώσεις η ανάγκη μετασχηματισμού προκύπτει από την προσπάθεια των επιχειρήσεων να δημιουργήσουν μια αρμονική σχέση ανάμεσα στο εσωτερικό περιβάλλον και στο αναπτυσσόμενο εξωτερικό περιβάλλον, το οποίο μεταβάλλεται διαρκώς.
Για τους παραπάνω λόγους, τα βήματα που προτείνεται να ακολουθούνται σε μια διαδικασία επιχειρηματικού μετασχηματισμού είναι αρχικά ο επανασχεδιασμός των στρατηγικών στόχων, η δημιουργία ομάδας στελεχών η οποία θα είναι υπεύθυνη για την υλοποίηση του στρατηγικού σχεδιασμού, η μελέτη και η υιοθέτηση βέλτιστων επιχειρηματικών πρακτικών, η ανάπτυξη και υιοθέτηση νέων τεχνολογικών, ο εντοπισμός των ευκαιριών και των πιθανών προβλημάτων και απειλών, η εφαρμογή δεικτών απόδοσης, η εφαρμογή ενός σύγχρονου μοντέλου οικονομικής διαχείρισης, η εφαρμογή ενός αποτελεσματικού συστήματος λήψης αποφάσεων σε συνδυασμό με την υιοθέτηση ενός αποδοτικού συστήματος μέτρησης των αποτελεσμάτων.
Συνοψίζοντας, η διαδικασία εφαρμογής ενός πλάνου μετασχηματισμού δύναται να περιλαμβάνει τα παρακάτω τέσσερα βασικά στάδια:
- επισκόπηση και εκτίμηση της παρούσας κατάστασης,
- αναγνώριση στόχων αναδιοργάνωσης και προετοιμασία του πλάνου εργασιών, όπως για παράδειγμα η καταγραφή στόχου αναδιοργάνωσης, η κατάρτιση πλάνου ενεργειών, συζήτηση, αποδοχή και υιοθέτηση του πλάνου από τα στελέχη και τους εργαζόμενους,
- προετοιμασία στελεχών και προσωπικού για τη διαδικασία της αλλαγής,
- υλοποίηση του πλάνου εργασιών μέσα από ακριβή χρονοδιαγράμματα ενεργειών, ακριβής καταμερισμός εργασιών, διαδικασία παρακολούθησης του έργου και διόρθωση τυχόν αποκλίσεων των αποτελεσμάτων από τα αναμενόμενα,
- αξιολόγηση αποτελεσμάτων μέσω της δημιουργίας ενός αξιόπιστου μηχανισμού συγκρίσεων μεταξύ της πριν και μετά την αναδιοργάνωση κατάστασης, καταγραφή αποτελεσμάτων και εμπειριών για μελλοντική χρήση.
Καταλήγοντας, επισημαίνεται και από προσωπική άποψη ότι για την επιτυχημένη εφαρμογή ενός πλάνου επιχειρηματικού μετασχηματισμού θα πρέπει να υπάρξει ισορροπία μεταξύ της κουλτούρας και της στρατηγικής των επιχειρήσεων και φυσικά αρμονία μεταξύ των διοικήσεων και του προσωπικού.
